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SRB SIS Knowledge Base

Inscrire les élèves - Élèves partagés

TWebSchAdmin 5.40.10 et supérieur.

Aperçu

Dans TWebSchAdmin 5.40.10 et les versions ultérieures, cette page est utilisée pour inscrire les élèves partagés avec votre école depuis une autre école dans votre conseil scolaire. Cette page n'est pas applicable aux écoles d'éducation permanente.

Sécurité

L'accès à cet onglet est contrôlé par les tâches de sécurité suivantes.

Remarque : Il y a aussi des préférences du conseil qui contrôlent l'accès à certains renseignements utilisés pendant l'inscription d'un élève.

Nom complet

Fonction

MAJÉLÈVE  Menu Transfert des élèves MAJÉLÈVE  Contrôle l'accès à l'option du menu Transfert des élèves
MAJÉLÈVE  InsÉlè Transférer/inscrire élèves MAJÉLÈVE  Contrôle l'accès à Inscrire les élèves transférés, Inscrire les élèves partagés, Transférer dans le conseil scolaire, Envoyer des élèves à l'éducation permanente et Partager dans le conseil scolaire

Ce module respecte le réglage de la case Mise à jour pour le rôle de l'utilisateur particulier lorsqu'il détermine si les boutons Ajouter/Supprimer/Enregistrer sont visibles.

Quelques précisions...

La case Tous les élèves doit être cochée dans la tâche de sécurité qui contrôle la page pour que l'utilisateur puisse effectuer des changements dans cette page. Autrement, la page apparaîtra en mode consultation seulement.

Commencez ici

Screen Shot: Register Shared Students Choice

 

Screen Shot: Register Shared Students

Élèves partagés inscrits  

Screen Shot: Register Shared Students

Un message est affiché dans le haut de la page, indiquant le nombre total d'élèves qui ont été partagés avec votre école et qui n'ont pas encore été inscrits. Cliquez sur l'icône d'information, , pour ouvrir une fenêtre contextuelle indiquant le nombre d'élèves partagés et non encore inscrits regroupés selon l'année durant laquelle ils ont été partagés. Cette fenêtre contient aussi une case à cocher indiquant le nombre d'élèves expirés.

La période durant laquelle vous pouvez inscrire un élève partagé est la date initiale et la date finale du semestre/terme durant lesquels l'élève est partagé.

  • Par exemple : L'école A partage un élève dans le semestre 1/terme 2, le partage commençant le 5 décembre (le semestre 1/terme 2 commence et se termine le 10 novembre 2016 et le 3 février 2017); l'école B a du 5 décembre 2016 au 3 février 2017 pour inscrire l'élève. Après le 3 février 2017, l'élève est expiré.

  • Vous pouvez voir la date Expiré lorsque vous cliquez sur Rechercher dans Recherche d'élèves, Inscrire les élèves partagés.

Vous pouvez enlever les élèves expirés en cliquant sur Annuler le partage. Ceci annule la procédure de transfert lorsque l'élève est transféré, mais pas encore inscrit; et qu'il ne s'est pas présenté à l'école et ne s'y présentera pas. Utilisez ceci si votre école ne veut pas voir cet élève sur la liste des élèves transférés.

Qu'entend-on par expiré

Screen Shot: Shared but not Registered Students

"Expiré" signifie ce qui suit : Lorsque des écoles partagent des élèves avec d'autres écoles, elles les partagent dans un semestre/terme spécifique. Si l'élève n'est pas inscrit à l'intérieur de la période allant de la date initiale à la date finale du semestre/terme, l'enregistrement de partage devient expiré et l'école partagée ne pourra pas partager l'élève. Ou, expiré signifie que ce semestre/terme spécifiques sont passés, comme dans le cas des trois années scolaires montrées dans la saisie d'écran ci-dessus.

Inscription pour... quelle période?

Screen Shot: Register Shared Students

  • Sélectionnez dans le champ Année scolaire l'année scolaire dans laquelle vous allez inscrire l'élève. Ce champ contient par défaut l'année scolaire courante.
  • Entrez/sélectionnez le premier jour d'école pour l'élève que vous allez inscrire. Ce champ contient par défaut la date du jour si vous travaillez dans l'année scolaire courante. Si la date du jour n'est pas un jour d'école valide, ce champ sera vide par défaut. Pour les autres années scolaires, ce champ contiendra par défaut la date correspondant au premier jour d'école de cette année scolaire.
  • Sélectionnez dans le champ Voie la voie dans laquelle vous allez inscrire l'élève.

Valeurs implicites d'inscription

Cette section sert à définir certaines valeurs implicites qui pourraient être appliquées aux élèves sélectionnés.

Screen Shot:  Register Default Values

  • Sélectionnez dans la liste déroulante du champ Type d'entrée le type d'entrée qui décrit le mieux le dernier endroit où l'élève était inscrit.
  • Sélectionnez l'année d'études dans la liste déroulante du champ Année d'études.
  • Sélectionnez dans le champ Programme le programme dans lequel l'élève sera inscrit.
  • La liste des programmes est affichée en fonction de l'année d'études et de la date en vigueur sélectionnées. Elle sera vide si l'année d'études n'est pas encore sélectionnée et sera basée sur la date du jour si la date en vigueur n'est pas précisée.

Recherche d'élèves

Les champs de cette section seront utilisés pour filtrer la liste des résultats d'une recherche d'élèves.

Screen Shot: Student Search

  • Sélectionnez dans le champ NIEC de l'école le NIEC de l'école afin de limiter la liste des élèves uniquement aux élèves qui ont été partagés avec le NIEC sélectionné. Ce champ contiendra par défaut la valeur implicite définie par votre école.
  • Sélectionnez une école précédente dans le champ École précédente afin de limiter la liste des élèves aux seuls élèves transférés de cette école.
  • Sélectionnez dans le champ Langue d'enseignement une langue d'enseignement afin de limiter la liste d'élèves uniquement aux élèves dont la langue d'enseignement précédente était cette langue d'enseignement.
  • Le champ Nom de l'élève sert à trouver un élève en particulier. Commencez à taper le nom de l'élève et une liste des élèves partagés, mais non encore inscrits dans votre école pour le NIEC sélectionné sera affichée. Définissez l'école et la langue d'enseignement précédentes si vous voulez raffiner la liste des élèves affichés dans ce champ. Cette liste peut inclure des élèves expirés qui ont été partagés et qui n'ont jamais été inscrits avant la date d'expiration.
  • Sélectionnez Partagés pour trouver les élèves qui ont été partagés, mais qui ne sont pas encore inscrits. Ceci peut inclure des élèves avec des enregistrements de partage d'années antérieures. Cette option est sélectionnée par défaut.
  • Sélectionnez Partagés et inscrits pour trouver les élèves qui ont été partagés et inscrits dans votre école durant l'année définie dans la section Inscription pour.
  • Cliquez sur Rechercher pour récupérer les élèves partagés en fonction des critères de recherche que vous avez définis.

Résultats de recherche

Cette section affiche la liste des élèves qui correspondent à vos critères de recherche. Vous pourrez inscrire, désinscrire, annuler et partager les élèves sélectionnés.

Screen Shot: Search Results

  • Une case à cocher vous permet de sélectionner/désélectionner toutes les rangées dans la page courante ou dans toutes les pages.
  • Nom de l'élève/Numéro de l'élève contient le nom préféré de l'élève et son numéro d'élève. Cliquez sur l'icône pour voir le sexe et la date de naissance de l'élève.
  • École précédente/Date du partage indique l'école précédente de l'élève et la date à laquelle cet élève a été partagé.
  • La Date d'expiration correspond au jour après la date à laquelle l'élève ne peut pas être inscrit. Il s'agit habituellement du dernier jour du semestre. Ce champ est visible uniquement lorsque l'option Partagés est sélectionnée.
  • Registre indique le type de registre utilisé pour inscrire l'élève. Cette valeur ne peut pas être modifiée. Temps partiel est la seule option disponible lors du partage d'un élève.
  • Année d'études indique l'année d'études de l'élève. Cette valeur peut être modifiée.
  • Voie indique la voie utilisée pour inscrire l'élève. Cette valeur peut être modifiée.
  • Programme indique le programme utilisé pour inscrire l'élève. Cette valeur peut être modifiée.
  • Type d'entrée indique le type d'entrée nécessaire pour inscrire l'élève. Cette valeur peut être modifiée.
  • Lorsque vous cliquez sur le bouton Appliquer les valeurs aux élèves sélectionnés, l'application applique les valeurs implicites aux élèves sélectionnés.
  • Lorsque vous cliquez sur le bouton Inscrire, l'application inscrit les élèves sélectionnés dans votre école.
  • Lorsque vous cliquez sur le bouton Désinscrire, l'application désinscrit les élèves sélectionnés. Ce bouton est applicable uniquement lorsque la case Partagés et inscrits est sélectionnée.
  • Si le ou les élèves inscrits ne sont pas apparus, ou si le partage a été annulé, cliquez sur Annuler le partage pour annuler le partage des élèves sélectionnés. Ce bouton est disponible uniquement pour les élèves partagés mais non inscrits.
  • Lorsqu'il est activé, cliquez sur le bouton Erreurs pour afficher et imprimer les erreurs qui sont survenues durant la procédure d'inscription.