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SRB SIS Knowledge Base

Mise à jour de l'élève - Contacts

Mise à jour de l'élève - Contacts dans TWebSchlAdmin 5.30.10 et plus.

Aperçu

À partir de TWebSchAdmin 5.30.10, nous avons entamé la migration en trois parties de la fonctionnalité Mise à jour de l'élève de Trillium de base à TWebSchAdmin. Cet article explique le fonctionnement de la composante Contacts

Recherchez l'élève souhaité

  1. Utilisez Recherche des élèves pour trouver l'élève pour lequel vous voulez modifier un contact. Cliquez sur le nom de cet élève.
  2. Placez le pointeur de la souris sur le triangle situé à droite de Mise à jour de l'élève :

  1. Une liste apparaît. Cliquez sur Contacts et vous arriverez à un écran similaire à la grande capture d'écran située dans le haut de cet article. Remarque : Le nouvel écran pourrait inclure l'icône que vous voyez ici à droite -- Élève(s) affilié(s). Dans cet écran, lorsque vous cliquez sur l'icône, vous obtenez une liste d'élèves d'autres écoles de votre conseil qui sont associés à ce contact.
  • La section supérieure de cette page est pour consultation seulement, à l'exception d'Ajouter le contact et de Supprimer le contact.
  • Sélectionnez Afficher les contacts passées pour afficher les anciens contacts.

Consultation/modification des détails d'un contact

  • Sélectionnez n'importe quel contact pour consulter/modifier les détails de ce contact au bas de la page.

  • Accès : Si vous assignez Aucun accès à un contact, cela signifie que le contact ne devrait avoir aucun accès à l'élève dans le monde réel; dans notre logiciel, cela bloque l'accès de ce contact à un ensemble de fonctions, de Tuteur et Garde à Habite avec et Accès aux dossiers. Cela lui attribue aussi une priorité de non pour Contact et Fermeture, et modifie la façon dont le contact est affiché dans la liste des contacts de l'élève :

 

  • Décédé : Si vous remplissez la Date du décès d'un contact, le tampon que vous voyez ci-dessous est assigné à son dossier. Le système inscrit aussi automatiquement dans le champ Date finale la même date que celle qui figure dans le champ Date du décès. Pour voir le contact après sa date finale, vous devrez sélectionner Afficher les contacts passés.

 

Suppression d'un contact

  1. Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton radio situé dans la colonne Sélectionner de cette personne, puis cliquez sur Supprimer le contact.
  2. Dans la fenêtre contextuelle suivante, cliquez sur Oui si vous souhaitez réellement supprimer cet enregistrement.
  3. Si le contact est associé à d'autres élèves, une fenêtre contextuelle s'affichera pour vous permettre de supprimer aussi ce contact pour les autres élèves. Faites vos choix puis cliquez sur Ok.

Ajout d'un contact

Pour voir l'écran ci-dessous, votre conseil doit permettre à vos écoles de rechercher des contacts. Certains conseils ne le permettent pas; ils veulent que chaque contact soit une occurrence unique dans leur base de données, ce qui empêche les écoles de modifier les renseignements des autres écoles. Ceci est contrôlé par une préférence du conseil : Configuration de l'école > Préférences > Conseil - démographique > Mettre les indicateurs pour les contacts à accès.

  1. Ouvrez votre liste de contacts de l'élève. Dans le haut de la liste des contacts, cliquez sur Ajouter un contact, ce qui ouvrira ce formulaire :
  2. Dans le haut, dans la liste Type de personne, sélectionnez Contact ou Membre du personnel. 
  3. À partir de TWebSchAdmin 5.30.10, vous pouvez rechercher des élèves dans Adresse. Indiquez le Numéro de l'adresse et les deux premiers caractères de la Rue. La fonction d'autoremplissage présente alors une liste de toutes les adresses correspondantes. Une fois que vous en avez choisi une et que vous avez cliqué sur Rechercher, la liste des résultats se remplit et contient uniquement les contacts liés à cette adresse.
  4. Vous pouvez aussi remplir les champs dans la boîte Recherche et filter les résultats, au besoin. Cette recherche sera effectuée dans l'ensemble du conseil, pas seulement dans votre école. Si votre recherche donne un trop grand nombre de résultats, le logiciel vous le dira. Réduisez le nombre de correspondances en entrant davantage de lettres du nom du contact ou en utilisant d'autres filtres. Conseil : Les contacts et les membres du personnel ont tendance à avoir des Noms légaux, pas des Noms préférés.

Remarque : Si la recherche trouve quelqu'un qui se trouve déjà dans votre base de données, comme dans l'écran ci-dessus, l'icône Élèves associés, à l'extrémité droite, vous dit que ce contact est associé à au moins un autre élève, dans votre école ou ailleurs dans le conseil. Cliquez sur l'icône pour savoir de qui il s'agit.

Remarque 2 : Nous voulons que vous trouviez la bonne personne. C'est la raison pour laquelle les résultats montrent le sexe, le numéro de téléphone et l'adresse. C'est aussi la raison pour laquelle nous vous montrons à quels autres élèves le contact est associé. Utilisez tous ces renseignements pour vous aider à vérifier que vous avez bien la bonne personne.

  1. Pour ajouter ce contact à cet élève, cliquez sur Sélectionner. Ceci vous conduit à ce formulaire :

 

  1. Par défaut, le champ Accès du contact est vide, ce qui signifie dans les faits Aucun accès. Si c'est ainsi que vous voulez laisser ce contact, choisissez Aucun accès dans la liste Accès, puis remplissez seulement les champs de gauche précédés d'un astérisque.
  2. Autrement, vous devrez changer la liste Accès à Accès pour activer la plupart des choix au-dessous. Remplissez les détails qui vous semblent importants, ou ceux dictés par vos règles internes. Les champs qui doivent être remplis sont identifiés par un astérisque.

Contractez priorité : Les chiffres plus bas signifient qu'ils sont plus importants.

Priorité de fermeture : Fonctionne de la même façon et priorise quel(s) contact(s) appeler en cas de fermeture imprévue de l'école.

Exclure la personne de la recherche : Empêche cette personne d'apparaître dans les résultats de recherche.