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SRB SIS Knowledge Base

Mise à jour de l'élève - Inscription

Page Mise à jour de l'élève - Inscription du module TWebSchlAdmin 5.40.00 et les versions ultérieures

Aperçu

La version 5.40.00 et les versions ultérieures de TWebSchAdmin comportent un formulaire d'inscription qui vous permet de modifier les renseignements d'inscription d'un élève en ligne.

Screen Shot: Complete Registration Form

 

Depuis Mise à jour de l'élève, placez le curseur sur Mise à jour de l'élève puis cliquez sur Inscription.

Screen Shot: Getting into Registration

Commencez par faire une recherche

Lorsque vous cliquez sur Inscription, vous arrivez à la fenêtre Recherche des élèves, dont la version avancée est illustrée ci-dessous.

Pour effectuer une recherche simple : Entrer même une lettre du nom de l'élève et cliquer sur Rechercher suffit pour lancer la recherche, mais plus vous entrez de renseignements dans la fenêtre de recherche, plus votre recherche sera raffinée. Moins votre recherche est raffinée, plus vous risquez de voir le message suivant : Trop de rangées récupérées, veuillez raffiner votre recherche en ajoutant des critères supplémentaires.

Pour effectuer une recherche avancée, vous devez cliquer sur Avancée puis remplir autant de filtres que possible, afin de raffiner votre recherche.

Screen Shot: Student Search

Champs que vous allez trouver dans le formulaire Inscription

Lorsque les résultats apparaissent, cliquez sur le nom de l'élève que vous voulez. Son formulaire Inscription apparaîtra, comme dans l'instantané d'écran illustré au haut de la présente page.

Sélectionner l'élève vous conduira au formulaire Inscription, qui vous montre les renseignements actuels à son sujet figurant dans votre base de données.

Champ Détails

Type d'école

Le type d'école est affiché et ne peut pas être modifié. Il indique s'il s'agit d'une école principale, d'une école partagée ou d'une école d'éducation permanente pour l'élève.

À cette école

Cochez cette case pour indiquer que le DSO de l'élève est détenu à l'école actuelle.

NIEC DSO

Le NIEC de l'école détenant le DSO est indiqué. Ce champ est obligatoire.

Nom de l'école DSO

Le nom de l'école pour le NIEC DSO est affiché.

Recherche d'une école

Lorsque l'utilisateur clique sur ce bouton, la fenêtre de recherche d'une école s'ouvre.

Statut

Sélectionnez le statut du DSO pour indiquer où il est détenu.

Les choix dans la liste déroulante sont les valeurs actives dans la table de validation Statut du dossier de l'élève.

Requis

Sélectionnez la date à laquelle le DSO a été demandé.

Reçu

Sélectionnez la date à laquelle le DSO a été reçu.

Envoyé

Sélectionnez la date à laquelle le DSO a été envoyé à la prochaine école de l'élève.

DSO envoyé à

Affiche le NIEC de l'école à laquelle le DSO a été envoyé.

Recherche d'une école

Lorsque l'utilisateur clique sur ce bouton, la fenêtre de recherche d'une école s'ouvre.

DSO envoyé à nom de l'école

Le nom de l'école à laquelle le DSO a été envoyé est affiché.

École de relevé

Affiche le nom de l'école qui détient le relevé. Cette liste déroulante est modifiable pour les utilisateurs auxquels la tâche de sécurité "MAJÉLÈVE - ProÉlè - Mise à jour de l'école de relevé" est affectée. Toutes les écoles dans lesquelles l'élève a suivi des cours dans le conseil apparaîtront dans la liste.

TEMPS PLEIN AUTRE CONSEIL  

31 octobre

Cochez cette case si un élève est un élève à temps plein dans un autre conseil scolaire en date du 31 octobre. Cette information sera utilisée lors du calcul de l'admissibilité de l'élève pour les relevés d'éducation permanente et les calculs des crédits élevés.

31 mars

Cochez cette case si un élève est un élève à temps plein dans un autre conseil scolaire en date du 31mars. Cette information sera utilisée lors du calcul de l'admissibilité de l'élève pour les relevés d'éducation permanente et les calculs des crédits élevés.

TEMPS PARTIEL AUTRE CONSEIL  

31 octobre

Cochez cette case si un élève est un élève à temps partiel dans un autre conseil scolaire en date du 31 octobre. Cette information sera utilisée lors du calcul de l'admissibilité de l'élève pour les relevés d'éducation permanente et les calculs des crédits élevés.

31 mars

Cochez cette case si un élève est un élève à temps partiel dans un autre conseil scolaire en date du 31 mars. Cette information sera utilisée lors du calcul de l'admissibilité de l'élève pour les relevés d'éducation permanente et les calculs des crédits élevés.

ÉCOLES PRINCIPALES Dans certains cas, un conseil peut choisir de faire le suivi de l'école qui aurait été l'école principale de l'élève : a) si l'école qu'il fréquentait dépendait uniquement du programme; ou b) si l'école qu'il fréquentait dépendait uniquement de son adresse de résidence. Ces renseignements peuvent être consignés dans l'onglet Inscription de Programes de l'élève, mais ils ne sont pas utilisés par Trillium. Ces champs sont à titre informatif seulement.

NIEC pour le programme

Le NIEC de l'école du programme est affiché.

Pour le programme

Le nom de l'école du programme est affiché.

Recherche d'une école

Lorsque l'utilisateur clique sur ce bouton, la fenêtre de recherche d'une école s'ouvre.

NIEC pour l'adresse

Indique le NIEC de l'école principale géographique.

Pour l'adresse

Indique le nom de l'école principale géographique.

Recherche d'une école

Lorsque l'utilisateur clique sur ce bouton, la fenêtre de recherche d'une école s'ouvre.

Raison du transfert La raison du transfert de l'élève à cette école est indiquée. Les choix de la liste déroulante sont les valeurs actives dans la table de validation Raisons du transfert.

Date finale transfert

Dans le cas des transferts qui sont limités dans le temps, la date finale du transfert est indiquée.

Habituellement absent

Cochez cette case pour indiquer que cet élève est habituellement absent.

Confidentiel

Cochez cette case pour indiquer que les renseignements liés à cet élève sont confidentiels.

Programme du dîner

Cochez cette case pour indiquer que l'élève participe au programme du dîner.

Frais

 Entrez les frais associés à toute activité facturable, le cas échéant.

Enseignant(e) guide

Indique le nom du membre du personnel qui agit à titre d'enseignant(e) guide de l'élève.

Recherche d'un enseignant guide

La fenêtre contextuelle de recherche d'un membre du personnel s'ouvre lorsque l'utilisateur clique sur cette icône.

Pavillon

Sélectionnez le pavillon dans la liste déroulante. Le pavillon renvoie à un groupe d'élèves au sein d'une école aux fins d'activités ou d'événements extrascolaires.

Les choix dans la liste déroulante sont les valeurs actives dans la table de validation Pavillons.

Indicateur de la réussite des élèves

Indique l'indicateur de réussite de l'élève. Les choix dans la liste déroulante sont les valeurs actives dans la table de validation Indicateurs de succès des élèves. Ce champ est visible seulement si la préférence du conseil Afficher l'indicateur de succès de l'élève est cochée.

Permettre d'assigner les matières M/J aux années d'études supérieures

Ce champ est visible seulement si la préférence du conseil Permettre d'assigner les matières M/J aux années d'études supérieures est cochée, et elle sera alors activée uniquement pour les élèves de la 1re à la 8e année. Cochez cette case si vous voulez assigner des matières de la maternelle ou du jardin à l'élève.

PREMIÈRE ENTRÉE  

Élémentaire

Affiche la date d'entrée initiale dans une école élémentaire.

Secondaire

Affiche la date d'entrée initiale dans une école secondaire.

Cohorte

Ce champ identifie l'année scolaire durant laquelle l'élève entre en 9e année, p. ex. 20172018. Si l'élève est en 9e année ou plus, ce champ est obligatoire. La liste déroulante contient les 10 dernières années scolaires et la dernière valeur est l'année scolaire sélectionnée. Si la liste déroulante n'inclut pas la valeur dont vous avez besoin, vous pouvez entrer l'année scolaire en la tapant.

Ce champ est obligatoire.

Langue d'enseignement

La valeur de ce champ est réglée automatiquement pour la langue du conseil scolaire lorsque vous ajoutez un nouvel élève. Dans le cas d'un élève transféré, ce champ conservera la même valeur (français ou anglais) que dans son école précédente. Ce champ est très important pour le calcul des crédits de l'élève et est obligatoire.


Clarification : Pour que le nombre de crédits obligatoires en français ou en anglais soit calculé correctement, le champ Langue d'enseignement doit identifier le domaine dans lequel l'élève a besoin de quatre ou cinq crédits. Par exemple, si vous avez un élève francophone inscrit dans une école anglophone, et qu'il a besoin de cinq crédits en français et d'un crédit en anglais pour passer son année, le champ Langue d'enseignement doit indiquer Français. Si un élève n'a pas les crédits en français ou en anglais appropriés, vérifiez la valeur de ce champ et recalculez les crédits totaux.
Ainsi, ce champ doit indiquer Anglais pour un élève anglophone inscrit dans une école francophone et Français pour un élève francophone inscrit dans une école anglophone pour que le calcul des crédits obligatoires calcule bien les crédits obligatoires de l'élève.

Remarque

Entrez toute remarque dans le champ détaillant l'inscription de l'élève, au besoin. Ce champ peut contenir 240 caractères au maximum.

CASIER  

Numéro

Entrez le numéro du casier de l'élève. Utilisez 12 caractères alphanumériques au maximum.

Combinaison

Entrez la combinaison du cadenas. Utilisez 10 chiffres au maximum.

No de série

Entrez le numéro de série du cadenas. Utilisez 16 chiffres au maximum..

TABLE DES GROUPES

Boutons de commande

 

Ajouter

Cliquez sur Ajouter pour entrer un nouveau groupe.

Supprimer

Cliquez sur Supprimer pour supprimer un groupe. Le bouton est inactif si l'élève n'a aucun groupe.

Années précédentes

Ouvre la fenêtre contextuelle Groupes d'années précédentes. Cette fenêtre indique les groupes passés de l'élève pour toutes les années antérieures.

COLONNES  

Sélectionner/déselectionner

Ces cases à cocher sont visibles si l'utilisateur a les privilèges de mise à jour.

Nom du groupe

Affiche le nom du groupe.

Actif

Cochez cette case si le groupe est actif.

COUPLAGE DES ÉCOLES Un élève peut être inscrit dans plus d'une école. Cette section vous indique dans quelle autre école il est inscrit, le type de programme et le statut de l'élève. Ces renseignements sont affichés à titre d'information seulement et ne peuvent pas être modifiés.

Type d'école

Indique le type de programme dans lequel le ou les élèves sont inscrits ailleurs, si les enregistrements de l'école auxquels vous accédez actuellement sont pour l'école principale de l'élève, comme indiqué dans le champ Type d'école.

Code d'école

Affiche le code de l'école dans laquelle l'élève est inscrit dans un autre programme.

Nom court

Affiche le nom de l'école dans laquelle l'élève est inscrit dans un autre programme.

Statut

Indique le statut de l'élève dans l'école liée.

Fenêtre contextuelle Groupes d'années précédentes

Fenêtre contextuelle Groupes d'années précédentes

Année scolaire

Indique l'année scolaire associée au groupe.

Groupe*

Affiche le nom du groupe.

Boutons de commande

Boutons de commande

Enregistrer

Enregistre tous les renseignements nouveaux et modifiés dans la base de données.

* Un élève avec des groupes d'années antérieures s'affichera comme suit, lorsque vous cliquez sur Années précédentes :

Screen shot: Groups from previous years