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SRB SIS Knowledge Base

TWebOLR : Mise à jour démographique

 Aperçu

La fonction Mise à jour démographique du système Inscription en ligne Web de Trillium (TWebOLR) récupère les données de nos Formulaires en ligne VIA, dans lesquels les parents modifient les dossiers des élèves. TWebOLR effectue ensuite ce qui suit :

  • il accepte les changements demandés par les parents aux renseignements démographiques ou de contact de leurs élèves; 
  • il permet aux membres du personnel de valider les changements et possiblement d'y ajouter des détails supplémentaires;
  • il met à jour votre base de données Trillium.

Les renseignements liés à la configuration à l'intention de votre personnel technique sont disponibles ici.

Lorsque les parents font une demande d'inscription pour de nouveaux élèves, la fonction correspondante dans TWebOLR est documentée ici. 

Ajouter, supprimer et modifier l'adresse d'un élève et d'un contact

Insérer une adresse

  • Cherchez à vérifier si l'adresse à insérer existe.

  • Si l'adresse existe, liez-la à la personne, c'est-à-dire insérez un lien personne-adresse dans la table avec comme Date initiale la date courante et comme Date finale une valeur nulle.

  • Si l'adresse n'existe pas, insérez l'adresse dans la base de données puis liez-la à la personne.

Modifier une adresse

  • Définissez la Date finale de l'adresse personnelle existante à la date d'hier. Le reste de la procédure est la même que pour Insérer une adresse.

Supprimer une adresse

  • Définissez la Date finale de l'adresse personnelle existante à la date d'hier dans la base de données. Les données supprimées se trouvent toujours dans la base de données sans en être retirées.

Ajouter, supprimer et modifier les numéros de téléphone/courriels d'un élève et d'un contact

Insérer un téléphone/courriel

  • Insérez le nouveau téléphone/courriel dans la base de données avec la date d'aujourd'hui comme Date initiale et une valeur nulle comme Date finale.

Supprimer un téléphone/courriel

  • Définissez la Date finale du téléphone/courriel existant à la date d'hier dans la base de données. Les données supprimées se trouvent toujours dans la base de données sans en être retirées.

Modifier un téléphone/courriel

  • Si un champ critique (voir ci-dessous) est modifié, insérez la date d'hier dans le champ Date finale du téléphone/courriel existant. Insérez ensuite un nouveau téléphone/courriel avec la date d'aujourd'hui comme Date initiale et en laissant le champ Date finale vide.
  • Si les champs modifiés ne sont PAS critiques, le téléphone/courriel existant sera mis à jour directement dans la base de données. Les champs Date initiale/finale conserveront les mêmes valeurs sans être modifiés.

Champs critiques pour le téléphone

  • Indicatif régional
  • Numéro de téléphone
  • Numéro de poste

Champs critiques pour le courriel

  • Adresse courriel

Ajouter, supprimer et modifier des renseignements démographiques de contacts

Insérer un contact

  • Ajoutez une nouvelle personne contact dans la base de données avec comme Date initiale la date d'aujourd'hui et en laissant le champ Date finale vide.

Modifier un contact

  • Modifiez les champs existants liés au contact dans la base de données sans modifier les champs Date initiale et Date finale.

Supprimer un contact

  • Insérez la date d'hier dans le champ Date finale dans la base de données. Le contact supprimé sera conservé sans être retiré.

Remarque : La bonne façon de remplacer un contact existant par un nouveau contact consiste à supprimer le contact existant puis à insérer le nouveau contact. Nous ne recommandons pas de remplacer le contact existant par le nouveau.

Priorité du contact/adresse/téléphone/courriel

Des champs Priorité sont remplis et transférés des formulaires Soumission. TWebOLR validera s'il existe des conflits au niveau des priorités. Si des conflits sont trouvés, TWebOLR affichera une page d'exceptions. La priorité est un attribut de l'entité. Elle sera insérée, modifiée ou supprimée en même temps que l'entité.

Mise à jour des différents identificateurs pour le contact

Les identificateurs suivants pour le contact seront remplis et transférés des formulaires de soumission. TWebOLR les validera et affichera une page d'exceptions si des conflits sont identifiés.

  • Ce contact est-il un tuteur de l'élève?
  • Ce contact habite-t-il avec l'enfant?   
  • Ce contact parle-t-il la langue de l'école?  
  • Ce contact reçoit-il la correspondance de l'école?   
  • Ce contact a-t-il la garde de l'élève?   
  • Ce contact a-t-il accès au dossier scolaire de l'enfant?
  • Ce contact a-t-il accès à l'enfant?

Étape finale

Une fois les données satisfaisantes, cliquez sur Migrer pour sauvegarder les changements des parents dans votre base de données Trillium.

Messages d'erreur

Cliquez ici pour voir les erreurs que vous pourriez rencontrer

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