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SRB SIS Knowledge Base

TWebOLR Inscription de l'élève

Aperçu de TWebOLR version 1.50.10 et plus récente 

Le système d'inscription en ligne Web de Trillium (TWebOLR) récupère les données de l'application Inscription en ligne, qui fait partie de Formulaires en ligne VIA, pour traiter les demandes d'admission d'élèves de parents. TWebOLR effectue les fonctions suivantes :

  • elle accepte les données sur les élèves potentiels des parents;
  • elle permet au personnel de l'école de les valider et d'ajouter des renseignements additionnels;
  • elle met à jour votre base de données Trillium.

Lorsque les parents modifient les renseignements d'élèves existants, la fonction Mise à jour démographique de TWebOLR est documentée ici

Les renseignements concernant la configuration à l'intention de votre personnel technique se trouvent ici.

Inscription Web Trillium

 

TWebOLR est utilisée par votre personnel une fois qu'ils ont effectué le traitement initial des Formulaires en ligne. Ils modifient, au besoin, les soumissions des parents; ils cliquent ensuite sur Migrer dans Formulaires en ligne :

 

(La plupart des navigateurs affichent un espace blanc ici. Nous sommes désolés de ce problème d'affichage. Veuillez défiler vers le bas pour poursuivre votre lecture.)

 

Screen Shot: Top of Via OnLine Forms

Inscription de l’élève

L’application permet à l’utilisateur de modifier les champs obligatoires et optionnels qui sont nécessaires pour inscrire un nouvel élève.

 

Screen Shot: Inscription en ligne top

Détails de l’élève

La page d’inscription de l’élève permet de modifier les détails de base sur l’élève. Les détails de base sur l’élève proviennent du fichier de soumission d’Inscription en ligne. Le ou la secrétaire/membre du personnel de l’école peut modifier les valeurs au besoin.

Screen Shot: Details of the student

  • Nom légal :  Ce champ est obligatoire et contient une valeur en fonction des détails du fichier de soumission. Ce champ peut contenir 40 caractères au maximum. Si les détails de la soumission contiennent un nom contenant plus de 40 caractères, un message de mise en garde sera affiché sous le champ et la valeur sera tronquée lors de l’inscription.
  • Prénom :  Ce champ est obligatoire et contient une valeur en fonction des détails de la soumission. Ce champ peut contenir 20 caractères au maximum. Si les détails de la soumission contiennent un prénom contenant plus de 20 caractères, un message de mise en garde sera affiché sous le champ et la valeur sera tronquée lors de l’inscription.
  • Deuxième prénom :  Ce champ est optionnel et contient une valeur en fonction des détails de la soumission. Ce champ peut contenir 20 caractères au maximum. Si les détails de la soumission contiennent un deuxième prénom contenant plus de 20 caractères, un message de mise en garde sera affiché sous le champ et la valeur sera tronquée lors de l’inscription.
  • Nom préféré :  Ce champ est optionnel et contient une valeur en fonction des détails de la soumission. La valeur du champ Nom légal sera utilisée si ce champ est vide. Ce champ peut contenir 40 caractères au maximum. Si les détails de la soumission contiennent un nom contenant plus de 40 caractères, un message de mise en garde sera affiché sous le champ et la valeur sera tronquée lors de l’inscription.
  • Prénom :  Ce champ est optionnel et contient une valeur en fonction des détails de la soumission. La valeur du champ Prénom légal sera utilisée si ce champ est vide. Ce champ peut contenir 20 caractères au maximum. Si les détails de la soumission contiennent un prénom contenant plus de 20 caractères, un message de mise en garde sera affiché sous le champ et la valeur sera tronquée lors de l’inscription.
  • Deuxième prénom :   Ce champ est optionnel et contient une valeur en fonction des détails de la soumission. Ce champ peut contenir 20 caractères au maximum. Si les détails de la soumission contiennent un deuxième prénom contenant plus de 20 caractères, un message de mise en garde sera affiché sous le champ et la valeur sera tronquée lors de l’inscription.
  • Sexe :  Ce champ est obligatoire et contient une valeur en fonction des détails de la soumission. Il s’agit d’une liste déroulante.
  • Date de naissance :  Ce champ est obligatoire et contient une valeur en fonction des détails de la soumission. Le format doit être JJ/MM/AAAA. La date doit être antérieure à la date d’aujourd’hui.

Détails d’inscription

sCREEN sHOT: Student Details after data of Birth

  • NIEC de l’école :  Ce champ est obligatoire et contient une valeur en fonction de l’école sélectionnée. Ce champ aura une liste déroulante au cas où l’école sélectionnée a plus d’un NIEC.
  • Date d’entrée en vigueur :  Ce champ est obligatoire et cette date sera utilisée comme date initiale pour l’inscription de l’élève. La valeur doit respecter les règles suivantes :
    • Le format doit être JJ/MM/AAAA.
    • Elle doit tomber dans l’année scolaire sélectionnée.
    • Il doit s’agir d’une journée où l’assiduité est enregistrée.
    • Il doit s’agir d’une date future.
    • Elle doit tomber entre les dates initiale et finale du programme sélectionné.
  • Voie :  Ce champ est obligatoire. Il comporte une liste déroulante contenant des valeurs sélectionnées de la base de données en fonction de l’école et de l’année scolaire sélectionnées.
  • Registre :  Ce champ est obligatoire. Il comporte une liste déroulante contenant des valeurs sélectionnées de la base de données en fonction de l’école sélectionnée
  • Code d’entrée :  Ce champ est obligatoire et comprend une liste déroulante contenant les valeurs contenues dans la table de validation Types d’entrée.
  • Année d’étude :  Ce champ est obligatoire et contient une valeur en fonction des détails de la soumission. Il comporte une liste déroulante contenant des valeurs de la base de données en fonction de l’école sélectionnée.
  • NIEC école DSO :  Ce champ est obligatoire et contient par défaut la même valeur que le champ NIEC de l’école. L’utilisateur peut modifier cette valeur en cliquant sur le bouton situé à côté du champ, qui ouvrira une fenêtre de recherche. Consultez la section 4.2.5 sur la fonctionnalité Recherche du NIEC de l’école.
  • Numéro de l’élève :  Ce champ est obligatoire. Il y a un bouton adjacent au champ qui permet d’autogénérer le numéro de l’élève disponible. Le numéro de l’élève doit contenir neuf chiffres et être de format xxx-xxx-xxx. Il doit être unique.
  • NISO :  Ce champ est optionnel. La valeur doit être unique et validée en fonction des règles du ministère. Il doit contenir neuf chiffres, dans le format xxx-xxx-xxx.
  • Programme :  Ce champ est obligatoire et il contient une valeur en fonction de l’année d’étude sélectionnée. Il comporte une liste déroulante contenant des valeurs de la base de données en fonction de l’année d’étude sélectionnée. La liste déroulante sera chargée chaque fois que l’année d’étude est modifiée. Le champ est inactivé si aucune valeur n’est sélectionnée dans le champ Année d’étude.
  • Langue seconde :  Ce champ est optionnel. La valeur sélectionnée par défaut l’est en fonction de la préférence de l’école dans Trillium de base. Elle est associée à une liste déroulante en fonction de la table fs_fsl_programs, définie par le système.

Screen Shot showing second language

Financement

Shot 6 Financement EDITED.png

  • Source de financement :  Ce champ est obligatoire. Il contient seulement deux valeurs fixes, soit les boutons radio Élève du conseil scolaire et Autres élèves. La valeur sélectionnée par défaut l’est en fonction de la préférence de l’école dans Trillium de base.

Screen Shot:  Source de Financement

  • Source :  Ce champ est obligatoire si la source du financement est Élève du conseil scolaire, autrement il est inactivé. Il contient une liste déroulante dont les valeurs proviennent de la table de validation Source de financement, définie par le système. La valeur sélectionnée par défaut l’est en fonction de la préférence de l’école dans Trillium de base.

Screen Shot: Source which is in Core Trillium Preferences

  • Type de payeur : Ce champ est optionnel. Il contient une liste déroulante dont les valeurs proviennent de la table de validation Types d’organisme, définie par le système, pour lesquelles la case Afficher pour le financement est cochée si la source de financement sélectionnée est Autres élèves. Autrement, la liste déroulante contient une liste comportant les valeurs Personne et Taxes foncières, cette dernière valeur étant sélectionnée par défaut.
  • Payeur : Ce champ est optionnel. Il comporte une liste déroulante contenant des valeurs sélectionnées de la base de données en fonction du type de payeur sélectionné s’il s’agit d’une valeur autre qu’École. Si une école est sélectionnée comme type de payeur, il y a un bouton adjacent au champ qui sert à rechercher le NIEC de l’école. Consultez la section 4.2.5 sur la fonctionnalité Recherche du NIEC de l’école. 

Remarque :  Un message de mise en garde sera affiché avant la migration des données si le type de payeur sélectionné est une personne. L’utilisateur doit modifier manuellement le payeur après l’inscription. 

Message dans l’écran d’accueilScreen SHot: Message dans l’écran d’accueil

Champs conditionnels dans Inscription de l’élève

Quelques champs dans l’écran sont conditionnels. Ces champs sont obligatoires et ils seront visibles sur le formulaire en fonction des valeurs sélectionnées par l’utilisateur pour les champs qui en dépendent.

Champs basés sur la sélection effectuée dans le champ Code d’entrée

L’application a une liste de codes d’entrée définis par le ministère. Chaque code d’entrée sélectionné est associé à un ensemble de champs différents, qui sont obligatoires.

Screen Shot: NIEC_Nom_Langue yada yada

  • NIEC : Ce champ est obligatoire et visible lorsque la case École - Obligatoire du code d’entrée sélectionné est cochée. Ce champ sera visible à titre d’information seulement avec une valeur si la case Guidage n’est pas cochée. La boîte de texte NIEC contiendra une valeur en fonction de la valeur sélectionnée dans l’écran Table de validation de Trillium de base pour la table Types d’entrée. Il y aura un bouton adjacent au champ servant à rechercher le NIEC de l’école si la case à cocher Guidage est cochée. Consultez la Section 4.2.5 sur la fonctionnalité Recherche du NIEC de l’école.
  • Nom : Ce champ est en mode consultation seulement et visible uniquement lorsque le champ NIEC est visible à l’écran. Il indiquera le nom du conseil/de l’école en fonction du NIEC sélectionné.

Screen Shot: Tables de Validation

  • Langue d’enseignement : Ce champ est obligatoire et visible lorsque la case Langue - Obligatoire du code d’entrée sélectionné est cochée dans Trillium de base, tel que montré dans la saisie d’écran ci-dessus. Ce champ sera visible à titre d’information seulement avec une valeur si la case Guidage n’est pas cochée. La boîte de texte Langue contiendra une valeur en fonction de la valeur sélectionnée dans l’écran Table de validation de Trillium de base pour la table Types d’entrée. Si la case Guidage est cochée, ce champ a une liste déroulante dont les valeurs proviennent de la table de validation Langues, définie par le système, en fonction de la case de la langue officielle cochée.

Screen Shot: Language and Province

  • Province :  Ce champ est obligatoire et visible lorsque la case Province - Obligatoire du code d’entrée sélectionné est cochée dans Trillium de base, tel que montré dans la saisie d’écran ci-dessous. Ce champ sera visible à titre d’information seulement avec une valeur si la case Guidage n’est pas cochée. La boîte de texte Province contiendra une valeur en fonction de la valeur sélectionnée dans l’écran Table de validation de Trillium de base pour la table Types d’entrée. Si la case Guidage est cochée, ce champ a une liste déroulante dont les valeurs proviennent de la table de validation Province/État. La liste déroulante ne contiendra pas la province par défaut en fonction de la préférence du conseil dans Trillium de base.

Screen Shot: Validation tables

Screen Shot: PReferences from Core Trillium

 

Screen Shot: Pays

  • Pays : Ce champ est obligatoire et visible lorsque la case Pays - Obligatoire du code d’entrée sélectionné est cochée dans Trillium de base, tel que montré dans la saisie d’écran ci-dessous. Ce champ sera visible à titre d’information seulement avec une valeur si la case Guidage n’est pas cochée. La boîte de texte Pays contiendra une valeur en fonction de la valeur sélectionnée dans l’écran Table de validation de Trillium de base pour la table Types d’entrée. Si la case Guidage est cochée, il y a une liste déroulante dont les valeurs proviennent de la table de validation Pays, définie par le système. La liste déroulante ne contiendra pas le pays par défaut en fonction de la préférence du conseil dans Trillium de base.

Screen Shot: Autre Pays

Screen Shot: Pays Preference in CT

Champs basés sur le type d’école

Le type d’école est « élémentaire »

L’application affichera le champ suivant si le type d’école est élémentaire.

Screen Shot: When the school type is elementary

  • MEQ :  Ce champ est obligatoire si le champ Langue seconde n’est pas vide ou que la valeur sélectionnée comme langue seconde n’est pas Exempté. La valeur sélectionnée par défaut l’est en fonction de la préférence de l’école dans Trillium de base. La valeur par défaut sera zéro (0) si aucune valeur n’est précisée dans la préférence. La valeur sera validée en fonction des règles du ministère.

Shot 16: MEQ Preference in CT

  • MEQ :  Ce champ est visible uniquement pour les conseils scolaires élémentaires francophones. Ce champ est obligatoire si le champ Langue seconde n’est pas vide et qu’un identificateur combined_program_flag_10 est coché pour la valeur sélectionnée dans la table de la base de données fs_fsl_programs. La valeur sélectionnée par défaut l’est en fonction de la préférence de l’école dans Trillium de base. La valeur sera validée en fonction des règles du ministère.

Le type d’école est « secondaire »

L’application affichera le champ suivant si le type d’école est secondaire.

  • Diplôme/certificat : Ce champ contient une liste déroulante dont les données proviennent de la table de validation Certificats et diplômes. Elle contient tous les certificats et diplômes dont la case à cocher Actif est cochée et dont le type correspond à Diplôme. Elle n’affiche pas les certificats MHS.

Champs basés sur l’année d’étude

Il y a des champs dans l’écran qui sont basés sur l’année d’étude sélectionnée.

Screen Shot: Cohort

  • Cohorte :  Ce champ est obligatoire et visible uniquement pour les années d’études 9 et supérieures. Ce champ affiche une liste déroulante contenant les 10 dernières années scolaires en fonction de l’école sélectionnée. Ce champ permet aussi à l’utilisateur d’entrer une nouvelle valeur pour la cohorte si elle ne figure pas dans la liste. La valeur sera validée en fonction des règles suivantes :
    • elle doit être constituée de huit caractères;
    • les quatre premiers chiffres + 1 = les quatre derniers chiffres;
    • p. ex. 20122013.
  • Prem. écoles sec. Ont. entrées apr. la 9e année : Ce champ est obligatoire et visible uniquement pour les années d’étude 9 et supérieures et si la préférence de l’école est définie dans Trillium de base. Elle est associée à une liste déroulante contenant deux valeurs, soit Oui et Non.

Screen Shot: Invite_oblig_premiseres_ecoplses_de_Ont_Preference_in_CT

Champs basés sur le programme

Il y a des champs dans l’écran qui sont basés sur l’année d’étude sélectionnée.

  • Langue internationale :  Ce champ est optionnel et visible uniquement si la case Langue internationale est cochée pour la valeur sélectionnée dans le champ Programme, dans l’écran des tables de validation de Trillium. Il est associé à une liste déroulante contenant les valeurs définies dans la table de validation Langues, définie par le système.

Screen Shot_Langue_Internationale_in_Tables_de_validation_in_CT

 

Recherche du NIEC de l’école

L’application comprend une fonction permettant de rechercher le NIEC d’une école à l’aide du nom de l’école et d’autres critères.

Cette fonction est utilisée dans cette application à partir d’un bouton adjacent à trois champs : NIEC de l’école DSO, NIEC de l’école précédente et Payeur (lorsque le type de payeur sélectionné est École).

Lorsque l’utilisateur clique sur ce bouton, une nouvelle fenêtre contextuelle apparaît :

Screen Shot: Shot_ReChercher_L_Ecol

  • Conseil scolaire :  Ce champ comporte une liste déroulante qui contient la liste des conseils scolaires en fonction de l’endroit depuis lequel l’utilisateur a cliqué sur ce bouton et de la valeur sélectionnée dans la liste déroulante Code d’entrée, comme suit :

No RS

Source

Codes d’entrée

Conseil scolaire

1

Depuis NIEC de l’école DSO

N’importe quelle valeur

La liste contient uniquement le conseil actuel

2

Depuis École précédente – NIEC

Ce conseil scolaire

La liste contient uniquement le conseil actuel

3

Depuis École précédente – NIEC

Autre conseil scolaire

La liste contient tous les conseils scolaires

4

Depuis Payeur

Ce conseil scolaire

La liste contient uniquement le conseil actuel

5

Depuis Payeur

N’importe quelle autre valeur

La liste contient tous les conseils scolaires

  • École :  Ce champ est une boîte de texte dans laquelle l’utilisateur peut taper le nom de l’école. La liste des écoles recherchées contiendra l’école ayant entré le nom de l’école.
  • Inclure les écoles fermées :  Ce champ est une case à cocher qui précisera dans les critères de recherche si les écoles fermées doivent ou non être incluses dans la liste des résultats de recherche.
  • Inclure :  Ce champ contient une liste déroulante des types d’école dont les valeurs proviennent de la table de validation Types d’école. L’utilisateur peut sélectionner n’importe quel type d’école ou sélectionner l’option TOUS. Cette valeur sera utilisée comme critère de recherche.
  • Attributs de recherche :  Ceci est un groupe de cases à cocher qui précisera d’inclure les écoles avec un attribut spécifique. Les différents attributs sont :
    • Public
    • Autochtone
    • Privé
    • Soins et traitement
    • Anglais
    • Français
    • Séparer
  • Rechercher : Lorsque l’utilisateur clique sur le bouton de recherche, les champs entrés seront utilisés comme critères de recherche et une table au-dessous contiendra les résultats, comme suit :

Screen Shot: Rechercher_ L_ecole

L’utilisateur peut cliquer sur une rangée pour sélectionner le NIEC. La fenêtre contextuelle sera fermée une fois que l’utilisateur a cliqué sur la rangée et le NIEC sera utilisé pour remplir le champ source, p. ex.: NIEC de l’école DSO.

Champs personnalisés sur le formulaire des parents

Le formulaire des parents est personnalisable. Chaque école peut donc configurer ses propres champs, qui seront visibles par le parent. Si les champs sont visibles à l’écran, ils devraient être migrés dans Trillium avec l’inscription de l’élève. Voici la liste des champs/sections qui peuvent être migrés dans Trillium.

Adresse

Les données sur l’adresse liée à l’élève et au contact seront aussi migrées dans Trillium.

Voici une saisie d’écran du formulaire des parents. Ces données ne sont pas visibles à l’écran, mais elles seront validées et sauvegardées dans la base de données avec l’inscription de l’élève.

Le parent peut entrer plus d’une adresse pour l’élève ou les contacts. Une priorité sera assignée à chaque adresse en fonction de l’ordre dans lequel les adresses seront présentées pour chaque personne.

Screen Shot: Address Priority top

Screen Shot: Address priority LOWER

  • Pays :  Ceci est obligatoire pour les renseignements sur l’adresse. Ce champ comporte une liste déroulante de suggestions automatique qui commence à proposer des pays correspondants (contenant les caractères entrés) en fonction de la table de validation Pays, définie par le système, à mesure que l’utilisateur entre des caractères dans le champ.
  • Province/État :  Ceci est optionnel pour les renseignements sur l’adresse. Ce champ comporte une liste déroulante de suggestions automatique qui commence à proposer des provinces correspondantes (contenant les caractères entrés et en fonction du pays sélectionné) en fonction de la table de validation Pays/États, définie par le système, à mesure que l’utilisateur entre des caractères dans le champ.
  • Code postal :  Ceci est obligatoire pour les renseignements sur l’adresse. Ce champ est une boîte de texte dans laquelle l’utilisateur peut entrer uniquement des codes postaux dans le format valide XYX-YXY, X correspondant à une lettre et Y à un chiffre.
  • Ville :  Ceci est obligatoire pour les renseignements sur l’adresse. Ce champ comporte une liste déroulante de suggestions automatique qui commence à proposer des villes correspondantes (contenant les caractères entrés et en fonction du pays sélectionné) en fonction de la table de validation Territoires/rues, définie par le système, à mesure que l’utilisateur entre des caractères dans le champ.
  • Canton :  Ceci est optionnel pour les renseignements sur l’adresse. Ce champ comporte une liste déroulante de suggestions automatique qui commence à proposer des cantons correspondants (contenant les caractères entrés et en fonction de la ville sélectionnée) en fonction de la table de validation Territoires/rues, définie par le système, à mesure que l’utilisateur entre des caractères dans le champ.
  • Numéro de la rue :  Ceci est obligatoire pour les renseignements sur l’adresse. Ce champ est une boîte de texte dans laquelle l’utilisateur peut taper le numéro de la rue.
  • Nom de la rue :  Ceci est obligatoire pour les renseignements sur l’adresse. Ce champ comporte une liste déroulante de suggestions automatique qui commence à proposer des noms de rue correspondants (contenant les caractères entrés et en fonction de la ville sélectionnée) en fonction de la table de validation Territoires/rues, définie par le système, à mesure que l’utilisateur entre des caractères dans le champ.
  • Appartement : Ceci est optionnel pour les renseignements sur l’adresse. Ce champ est une boîte de texte dans laquelle l’utilisateur peut taper le numéro d’appartement.
  • Case postale :  Ceci est optionnel pour les renseignements sur l’adresse. Ce champ est une boîte de texte dans laquelle l’utilisateur peut taper le numéro de case postale.
  • Route rurale :  Ceci est optionnel pour les renseignements sur l’adresse. Ce champ est une boîte de texte dans laquelle l’utilisateur peut taper le numéro de route rurale.

Validation des adresses

Il existe deux façons de valider les adresses :

  • À l'aide de StreetPerfect
  • À l'aide des tables de validation Trillium

Validation des adresses à l'aide des tables de validation Trillium

Les validations ci-dessous seront effectuées sur l’adresse avant son enregistrement dans la base de données Trillium.

  • Nom de la rue :  Le nom de la rue pour chaque adresse (élève et contact) sera validé à l’aide de la table de validation Trillium. Si le nom de la rue est valide, l’adresse sera migrée dans Trillium avec l’inscription de l’élève. Autrement, l’adresse sera « sautée » et un message de mise en garde sera affiché dans l’écran d’accueil à la fin et aussi dans l’écran d’état de l’inscription.
  • Priorité de l’adresse L’application valide la priorité à l’aide des règles suivantes :
    • 1. La priorité ne peut pas être vide.
    • 2. Elle doit être unique pour le type d’adresse. (Une adresse expirée n’est pas validée.)

Message dans l’écran d’accueil

Screen Shot: Message dans l’écran d’accueil

 

Screen Shot: Message dans l’écran du statut de l’inscription

Code postal :  Le code postal doit être dans un format valide XYX-YXY, X correspondant à une lettre et Y à un chiffre.

Validation des adresses à l'aide de StreetPerfect

Les validations décrites ci-dessous seront effectuées sur les adresses à l'aide de StreetPerfect avant qu'elles ne soient enregistrées dans la base de données Trillium.

Remarque : La préférence du conseil doit être cochée, dans Mise à jour des élèves, pour que vous puissiez utiliser StreetPerfect.

  • Adresse : L'adresse complète sera validée à l'aide de StreetPerfect, ce qui comprend les éléments suivants :
    • le numéro d'immeuble;
    • le nom de la rue;
    • la municipalité, le territoire, la ville;
    • la province;
    • le code postal.

Si l'un ou l'autre des éléments ci-dessus est erroné, l'adresse n'est pas une adresse valide.

  • Nom de la rue : Si l'adresse est valide selon StreetPerfect et que le nom de la rue n'existe pas dans les tables de validation Trillium, le nom de la rue sera ajouté dans les tables de validation Trillium avant que les renseignements sur l'élève soient enregistrés dans Trillium.
  • Ville : Si l'adresse est valide selon StreetPerfect et que la ville n'existe pas dans les tables de validation Trillium, la ville sera ajoutée dans les tables de validation Trillium avant que les renseignements sur l'élève soient enregistrés dans Trillium.
Message dans l'écran d'accueil

Lorsqu'une adresse n'est pas valide selon la validation de StreetPerfect.

Message dans l'écran du statut d'inscription
 

Contact

Les données sur le contact de l’élève seront aussi migrées dans Trillium.

Voici une saisie d’écran du formulaire des parents. Ces données ne sont pas visibles à l’écran, mais elles seront validées et sauvegardées dans la base de données avec l’inscription de l’élève.

 

Screen Shot: Parents_Guardians_Emergency top

Screen Shot: Parents_Guardians_Emergency middle

Screen Shot: Parents_Guardians_Emergency bottom

 

  • Relation :  Ce champ est obligatoire. Il comporte une liste déroulante dont les données proviennent de la table de validation Relations.
  • Préfixe :  Ce champ est optionnel. Il comporte une liste déroulante dont les données proviennent de la table de validation Salutations.
  • Prénom :  Ce champ est obligatoire. Il s’agit d’une boîte de texte dans laquelle l’utilisateur peut entrer le prénom du contact.
  • Nom :  Ce champ est obligatoire. Il s’agit d’une boîte de texte dans laquelle l’utilisateur peut entrer le nom du contact.
  • Sexe :  Ce champ est obligatoire. Il comprend deux cases à cocher : Sexe masculin et Sexe féminin.
  • Tuteur :  Ce champ est obligatoire. Il comporte deux cases à cocher : Oui et Non. Il précise si le contact est un tuteur de l’élève.
  • Habite avec l’élève :  Ce champ est obligatoire. Il comporte deux cases à cocher : Oui et Non. Il précise si le contact habite avec l’élève.
  • Correspondance :  Ce champ est obligatoire. Il comporte deux cases à cocher : Oui et Non. Il précise si le contact recevra la correspondance pour l’élève.
  • Parle la langue de l’école :  Ce champ est obligatoire. Il comporte deux cases à cocher : Oui et Non. Il précise si le contact parle la langue de l’école.
  • A accès à l’enfant :  Ce champ est obligatoire. Il comporte deux cases à cocher : Oui et Non. Il précise si le contact a accès à l’élève.
  • A la garde :  Ce champ est obligatoire. Il comporte deux cases à cocher : Oui et Non. Il précise si le contact a la garde de l’élève.
  • A accès aux dossiers :  Ce champ est obligatoire. Il comporte deux cases à cocher : Oui et Non. Il précise si le contact a accès aux dossiers de l’élève.
  • Priorité d’urgence :  Ce champ est obligatoire. Il comporte des cases à cocher offrant les options 1 à 4 et S.O. Il précise la priorité du contact à informer en cas d’urgence concernant l’élève.
  • Priorité de fermeture :  Ce champ est obligatoire. Il comporte des cases à cocher offrant les options 1 à 4 et S.O. Il précise la priorité du contact à informer en cas de fermeture de l’école pour l’élève.
  • Lieu de travail :  Ce champ est optionnel. Il s’agit d’une boîte de texte dans laquelle l’utilisateur peut entrer le lieu de travail du contact.
  • Champs télécommunications :  Il y a quelques champs qui sont liés aux renseignements de télécommunication pour le contact. Consultez la section 4.2.6.3 pour les détails.
  • Champs adresse :  Il y a quelques champs qui sont liés aux renseignements sur l’adresse pour le contact. Consultez la section 4.2.6.1 pour les détails.

 

Validation des contacts

Les validations ci-dessous seront effectuées sur le contact avant son enregistrement dans la base de données Trillium.

  • Contact en double : TWebOLR vérifiera si le contact existe en double avant d’enregistrer les renseignements sur le contact dans la base de données Trillium. Cette validation dépend d’un réglage dans Trillium de base. Si la case à cocher Exclure la personne de la recherche est cochée, la validation des contacts en double sera sautée et le nouveau contact sera créé dans Trillium sans égard à la duplication possible de données.

Screen Shot: Trillium Preferences

Si cette case à cocher est vide, l’application vérifiera la présence d’une correspondance parfaite du contact en vérifiant le nom du contact, sa date finale, son numéro de téléphone ou son numéro de cellulaire. Si une correspondante parfaite est trouvée, le contact existant sera utilisé pour l’élève dans Trillium. Autrement, un nouvel enregistrement sera créé.

 

Renseignements de télécommunication

Les renseignements sur les moyens de télécommunication liés à l’élève et au contact seront aussi migrés dans Trillium.

Voici une saisie d’écran du formulaire des parents. Ces données ne sont pas visibles à l’écran, mais elles seront validées et sauvegardées dans la base de données avec l’inscription de l’élève.

Le parent peut entrer plus d’une série de renseignements de télécommunication pour l’élève ou les contacts. Une priorité sera assignée à chaque numéro de téléphone en fonction de l’ordre dans lequel le numéro sera présenté pour chaque personne.

 

  • Type :  Ce champ est obligatoire. Il s’agit d’un ensemble de boutons radio qui permet de préciser le type de numéro de téléphone.
  • Numéro de téléphone :  Ce champ est obligatoire. Il s’agit d’une boîte de texte dans laquelle l’utilisateur peut taper le numéro de téléphone.
  • Publié :  Ce champ est obligatoire. Il s’agit d’un ensemble de boutons radio qui permet de préciser si le numéro de téléphone est publié ou non.
Renseignements sur le courriel - Optionnel

Screen Shot: email validation

  • Adresse courriel :  Ce champ est optionnel. Il s’agit d’une boîte de texte dans laquelle l’utilisateur peut taper l’adresse courriel valide.
  • LCAP :  Ce champ est optionnel. Ce champ a deux boutons radio : Oui et Non.
Renseignements médicaux - Optionnel

Les renseignements médicaux liés à l’élève seront aussi migrés dans Trillium.

Voici une saisie d’écran du formulaire des parents. Ces données ne sont pas visibles à l’écran, mais elles seront validées et sauvegardées dans la base de données avec l’inscription de l’élève.

Screen Shot: Medical Information

  • Numéro de carte santé :  Ce champ est optionnel. Il s’agit d’une boîte de texte dans laquelle le numéro de carte santé de l’élève et la version peuvent être entrés.
  • Condition médicale :  Ce champ est optionnel. Il s’agit d’une liste déroulante affichant les différentes conditions médicales.

Screen Shot: Doctor information

  • Prénom :  Ce champ est optionnel. Il s’agit d’une boîte de texte dans laquelle le prénom du médecin de l’élève peut être entré.
  • Nom :  Ce champ est optionnel. Il s’agit d’une boîte de texte dans laquelle le nom du médecin de l’élève peut être entré.
  • Téléphone du médecin :  Ce champ est optionnel. Il s’agit d’une boîte de texte dans laquelle le numéro de téléphone du médecin de l’élève peut être entré.
Validation des renseignements sur le médecin

Les validations ci-dessous seront effectuées sur les renseignements sur le médecin avant son enregistrement dans la base de données Trillium.

  • Le médecin existe :  TWebOLR vérifiera si le médecin existe dans la table de validation Médecins avant d’enregistrer les renseignements dans la base de données Trillium. Si le médecin existe (il existe une correspondance parfaite avec son nom et son numéro de téléphone), l’enregistrement de l’élève sera inséré avec la référence au médecin. Autrement, les renseignements sur le médecin seront sautés durant la procédure d’inscription. Le message du statut d’inscription indiquera si le médecin a été sauté.
Inscrire l’élève

Il y a deux boutons dans cet écran :

  • Inscrire l’élève  Lorsque l’utilisateur clique sur ce bouton, la procédure d’inscription est lancée, ce qui met à jour les renseignements suivants dans Trillium après avoir validé les données :
    • les détails de l’élève;
    • les détails de l’inscription;
    • les détails de l’effectif;
    • les détails de l’adresse;
    • les détails du contact;
    • les détails des moyens de télécommunication;
    • les détails médicaux.

L’écran de statut de l’inscription apparaîtra ensuite, indiquant le statut.

  • Annuler :  Lorsque l’utilisateur clique sur ce bouton, la procédure de migration des données est annulée et le contrôle retourne à la page des détails de la soumission du portail Inscription en ligne.

 

Messages d'erreur que vous pourriez rencontrer

La description de six d'entre eux se trouve dans cet article

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