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SRB SIS Knowledge Base

Ajout de nouveaux champs aux schémas

Aperçu

Une des façons les plus simples d'améliorer vos formulaires d'inscription consiste à y ajouter des champs. Les renseignements recueillis dans les nouveaux champs ne feront pas l'objet d'une migration dans Trillium, mais ils apparaîtront à la fois sur le relevé Inscription et dans le fichier d'exportation .csv qui est disponible dans l'outil Gestion des schémas.

Types de champs

Voici tous les types de champs qui sont disponibles ainsi que leur définition :

En-tête Crée des en-têtes pour vous aider à organiser les renseignements.
Sous-en-tête Optionnel. Utilisez-les pour créer des niveaux d'organisation plus détaillés.

Paragraphe

Fournit des instructions ou de l'information au parent. Aucune réponse du parent n'est requise.

Réponse courte

Un champ de texte recherchant une réponse courte, p. ex. Prénom, Nom, etc.

Champ de texte

Champs de texte qui s'agrandissent pour permettre au parent d'y entrer des réponses plus longues.

Sélecteur de date

Un champ de calendrier pour la saisie d'un renseignement comme une date de naissance.

Liste à sélection unique

Crée une liste de boutons radio parmi lesquels un seul peut être choisi.

Liste à sélection multiple

Crée des listes où des sélections multiples sont permises.

Groupe de champs Crée des groupes personnalisés pour la saisie de renseignements.

Cliquez ici pour obtenir de plus amples renseignements sur les types de champs et les options disponibles.

N'oubliez pas la clé!

Une exigence très importante est rattachée à tous les nouveaux champs autres que En-tête, Sous-en-tête et Paragraphe. Ils doivent avoir une clé de données. La clé sera utilisée pour enregistrer les données soumises par les parents. Elle sera aussi utilisée dans le fichier d'exportation .csv pour identifier le champ d'où provient un renseignement donné.

La modification d'une clé peut avoir des répercussions importantes sur les données. Il est donc préférable de bien la choisir et de ne pas la modifier. Les clés doivent être uniques au sein d'un schéma. Elles ne peuvent pas contenir d'espaces ni aucun caractère spécial à l'exception du trait de soulignement. Seuls les chiffres, les lettres et le trait de soulignement doivent être utilisés.

Indices de valeur

Puisque OLR prend en charge les champs répétés, les clés seront toujours référencées avec un suffixe indiquant l'instance indexée du chiffre 0 entre parenthèses carrées. Par exemple, parent_email[0], serait utilisé pour renvoyer à la première valeur soumise pour un champ associé à la clé parent_email.   parent_email[1] correspondrait à la deuxième valeur, et ainsi de suite. 

Les champs pour lesquels la répétition n'est pas activée permettront seulement que la première valeur avec l'index 0 soit enregistrée (p. ex., parent_email[0]).

Notez que les valeurs qui sont déjà dans le formulaire sont figées dans le code et ne doivent pas être modifiées (doivent demeurer en anglais).  Si vous ajoutez des valeurs qui ne seront pas importées dans Trillium, les indices peuvent être en français, mais sans accent.

Emboîtement

Puisqu'OLR prend en charge les groupes de champs, l'emboîtement est possible. Par exemple, si un champ avec la clé courriel existe dans un groupe de champs associé à la clé eleve, alors la clé complète serait student[0].email[0].

Panneau des options pour les champs

En plus de la clé, différents types de champs offriront différentes options de configuration. 

 

Définitions des options pour les champs

Obligatoire

Activez si le renseignement doit obligatoirement être entré. **Si le champ est vide, les parents ne pourront pas soumettre le formulaire tant qu'il n'aura pas été rempli.

Visibilité

Sélectionnez pour cacher les champs à la vue des parents ou utilisez Inactiver pour l'auteur, une option qui continue d'afficher le champ, mais sans qu'il soit accessible pour le parent. Par exemple, les champs Réservé à l'usage interne.

Visible uniquement dans le cas d'un champ de valeur avec clé

Utilisez pour le formatage conditionnel, comme dans le cas de questions en deux parties. La deuxième question est seulement nécessaire lorsqu'elle est déclenchée par une réponse spécifique à la première question.

Répétition

Définissez des limites au nombre d'entrées permises par un parent, par exemple une limite de trois contacts. 

Exécution du format

Définit le format de champs comme Code postal.

 

Entrée d'options pour les champs

  1. La clé est le chemin pour déterminer où les données d'OLR seront exportées dans Trillium. REMARQUE : Les données des champs personnalisés ne seront pas exportées dans Trillium. La clé est malgré tout nécessaire.
  2. Rendre les champs obligatoires permettra d'assurer que les parents y saisissent des données avant de pouvoir être autorisés à soumettre le formulaire d'inscription.
  3. Visibilité
    • Caché pour personnel - Le champ sera invisible pour le parent ou le conseil.
    • Caché pour auteur - Le champ sera invisible pour le parent.
    • Désactivé pour auteur - Le champ sera visible pour le parent, mais non modifiable.
  4. « Seulement visible si » définit des règles de formatage conditionnel.
    • Voyez l'exemple détaillé ci-dessous qui illustre comment définir les conditions.
  5. Cliquez sur Configurer la répétition pour définir le nombre maximal de fois que le parent pourra utiliser le champ. Par exemple : Maximum de trois contacts.
  6. Entrez le format des champs spécialisés, comme Code postal.

Formatage conditionnel

Le formatage conditionnel est utilisé pour déclencher des questions supplémentaires qui dépendent de la première réponse. 

Cliquez sur Ajouter un champ, créez la première question et configurez les options pour les champs comme il se doit, incluant en créant une clé.

Cliquez sur Ajouter un champ, créez la deuxième question et configurez les options pour les champs. Vous devrez notamment remplir la section «Seulement visible si».

Par exemple :

Question 1 Votre enfant a-t-il une condition médicale?

  • Le champ est configuré comme une Liste à sélection unique associée à deux réponses, Oui et Non.
  • Non signifie que des renseignements supplémentaires ne sont pas nécessaires. Par conséquent, aucune question supplémentaire ne sera posée.
  • Oui déclenche des questions supplémentaires pour obtenir des renseignements détaillés de la part du parent.

 

Question 2 Dans l'affirmative, veuillez entrer les détails. Cette question sera cachée à moins que le parent ne réponde Oui à la première question.

Configuration du panneau des options pour les champs pour déclencher la présentation d'une deuxième question :

  • Copiez la clé de la question 1.
  • Tapez un point puis collez dans la section Clé de la section « Seulement visible si... ». Ceci DOIT être précédé d'un point.
  • Entrez Oui dans le champ a la valeur.

Création de listes

Il existe deux types de listes, Sélection unique ou Sélection multiple -- selon que l'utilisateur pourra sélectionner une seule valeur pour répondre à la question, ou qu'il pourra sélectionner des valeurs multiples.

Listes à sélection unique

Ceci affichera des boutons radio et l'utilisateur pourra sélectionner une seule réponse. Cliquez sur Ajouter un champ. Sélectionnez Liste à sélection unique.

  • Du côté droit, le panneau des options pour les champs s'affichera.
  • Cliquez sur Éditer la liste.
  • Tapez la valeur, une virgule, puis le code. Par exemple : Oui,Oui.
  • N'utilisez pas d'espaces.
  • Cliquez sur Appliquer les changements.

Les listes comportant quatre éléments ou moins seront présentées sous forme de boutons radio. Les listes contenant plus de quatre valeurs seront présentées sous forme de listes de sélection. 

Listes à sélection multiple

La configuration se fait de la même manière que pour les listes à sélection unique. Dans la section Éditer la liste, entrez toutes les valeurs que vous voulez présenter au parent.

Configuration des valeurs implicites

Pour définir une valeur implicite, tapez une virgule et la valeur implicite après la valeur que vous voulez configurer comme valeur implicite.

 

Configuration des répétitions

Il se peut que les conseils souhaitent limiter la quantité de renseignements qu'un parent peut entrer dans certains champs. Par exemple, limiter à trois le nombre de contacts qui peuvent être entrés par élève. Cette fonction, nommée Option de répétition, se configure lors de l'ajout d'un champ.

Après avoir sélectionné le champ à ajouter et avoir entré l'étiquette et la clé, vous pouvez aussi configurer l'option de répétition pour limiter le nombre de fois qu'un parent pourra utiliser le champ. 

Cliquez sur Configurer les répétitions (bouton bleu), qui fera apparaîtra l'écran Options de répétition. Entrez le nombre de répétitions permises pour le parent.

Si ce champ est identifié comme un valeur requise, lorsque plusieurs répétitions sont permises, le premier champ sera le champ obligatoire et les champs subséquents seront les entrées optionnelles.

Cliquez sur Appliquer les changements.