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SRB SIS Knowledge Base

Notification courriel : Comment personnaliser

Aperçu

Les notifications courriel, pour les parents comme pour les administrateurs des écoles, peuvent être déclenchées pour toute transition, par exemple lorsqu'un parent soumet une inscription ou lorsque l'école retourne un formulaire au parent. Le présent article vous aidera à configurer les notifications courriel.

Activation de la notification

La première étape pour activer une notification courriel consiste à modifier le flux de travail qui est lié au schéma.

Modification du flux de travail

Les administrateurs auxquels est assignée la tâche de sécurité Trillium Accès administrateur Inscription en ligne [admin_olr] peuvent accéder à Gérer les flux de travail et à Gérer les schémas. Si vous ne voyez pas ces deux éléments du menu, contactez votre administrateur Trillium pour qu'il vous permette d'y accéder.

Étapes à suivre depuis la page d'accueil :

  • Dans le menu Admin, cliquez sur Gérer les flux de travail.
  • Cliquez sur le flux de travail.
  • Sélectionnez la transition qui déclenchera l'envoi d'un courriel, par exemple "Soumettre". Soumettre est la transition qu'un parent utilisera pour soumettre le formulaire d'inscription à l'école.

Cliquer sur la transition ouvrira automatiquement le panneau Modifier les transitions. Défilez jusqu'à la section Actions et cliquez sur les cases à cocher pour les activer. Cliquez sur "notification".

Création d'un courriel

Après avoir cliqué sur "notification", vous serez dans la fenêtre Notification pour l'auteur. C'est dans cette fenêtre que le courriel sera créé.

  • Entrez l'Objet / Titre. Ceci apparaîtra dans la ligne d'objet du courriel reçu.
  • Entrez le Message. Ceci sera le corps du courriel au parent ou à l'administrateur de l'école.
  • Cliquez sur Appliquer.

Cette procédure créera un courriel en texte simple.

Personnalisation du courriel

Il y a deux niveaux de personnalisation, soit le formatage du texte et la personnalisation du message avec Smart Words.

Formatage du texte

Les courriels peuvent être écrits en texte simple, en Markdown ou en HTML. Créer un courriel en texte simple est le premier exemple dans la section ci-dessus, "Créer un courriel".

Markdown est une méthode simple de formatage du texte pour une apparence soignée sur n'importe quel appareil. Elle ne fait rien d'extravagant comme modifier la taille, la couleur ou le type de police, seulement l'essentiel, à l'aide de symboles au clavier que vous connaissez déjà.

HTML est la façon la plus flexible et la plus puissante de créer un courriel richement formaté. Il vous donne une maîtrise complète sur le contenu et le format de votre courriel. Ce formatage est plus complexe, puisque les messageries ne prennent pas toutes en charge les mêmes balises HTML.

Personnalisation du courriel

Les notifications courriel peuvent être personnalisées pour inclure des renseignements sur l'élève ou le contact depuis le formulaire d'inscription. Cette personnalisation se fait par le recours aux "clés complètes" du schéma.

Étapes :

  1. Dans le flux de travail, cliquez sur la transition pour laquelle vous voulez déclencher un courriel, par exemple "Soumettre".
  2. Le panneau Modifier la transition s'ouvrira. Cliquez sur "Envoyer une notification à l'auteur". Voyez la capture d'écran ci-dessus, dans la section Activation de la notification.
  3. Cliquez sur le lien "notification" vert. Ceci ouvre le panneau "Notification à l'auteur".
  4. Commencez à taper le message au parent. Lorsque vous atteignez un endroit dans le message où vous voulez insérer une valeur personnalisée, comme le nom de l'élève, copiez la clé complète du schéma et faites suivre et précéder cette valeur de deux deux-points. Par exemple : 

    Bonjour ::contact[0].name_prefix[0]::. ::contact[0].name_given[0]:: ::contact[0].name_family[0]::,

    Merci d'avoir soumis le formulaire d'inscription pour ::student[0].name_legal_given[0]:: ::student[0].name_legal_family[0]::.

Les éléments surlignés montrent la clé complète copiée du schéma, entourée de doubles deux-points. Lorsque le courriel est déclenché, les clés utiliseront les valeurs entrées par le parent et les intégreront au contenu du courriel. Le message avec données intégrées pour l'exemple ci-dessus se présenterait comme suit :

Bonjour madame Tremblay,

Merci d'avoir soumis le formulaire d'inscription pour Julie Tremblay.

**N'oubliez pas d'inclure les espaces et la ponctuation nécessaires après les deux-points doubles.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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