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SRB SIS Knowledge Base

Traitement de l'inscription en ligne

Aperçu

Les inscriptions en ligne sont sauvegardées dans une base de données temporaire et elles ne sont pas migrées dans votre système de gestion des renseignements sur les élèves tant qu'elles n'ont pas été vérifiées et validées par l'école. Une fois que cette approbation a eu lieu, l'enregistrement de l'élève peut être migré dans votre système de gestion des renseignements sur les élèves.

Accès aux formulaires d'inscription

Aussitôt que le parent a commencé une inscription et qu'il a enregistré le formulaire, l'école y aura accès en mode consultation seulement. Elle sera en mode « En cours ». L'inscription ne peut pas être modifiée et approuvée ou rejetée tant qu'elle n'est pas finalisée et qu'elle n'a pas été soumise par le parent. 

Pour accéder aux soumissions effectuées depuis Inscription en ligne, ouvrez une session d'utilisation de Trillium Via.

Ceci vous amènera à la page d'accueil, depuis laquelle vous pouvez accéder aux modules Salle de classe, Élève et Administration.

Dans le menu Administration, sélectionnez Gestion des soumissions. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Définition des statuts

Cliquez sur Admin > Traiter les soumissions. Cette option permet aux administrateurs de créer plusieurs filtres différents. Par exemple, un administrateur ayant accès à plusieurs écoles pourrait filtrer leur affichage en fonction des écoles ou des années d'études. Dans l'instantané d'écran ci-dessus, l'administrateur a choisi de voir uniquement les soumission des écoles offrant des cours d'été. Ces filtres sont spécifiques à l'utilisateur, de telle sorte que chaque administrateur voit seulement les filtres qu'il a créés.

Remarques :

  • Les soumissions affichées sont stockées en mémoire cache pour accélérer le temps de chargement. Par conséquent, pour assurer que les renseignements affichés sont à jour, cliquez toujours sur Rafraîchir les résultats
  • Cliquez sur Modifier, à droite de Rafraîchir les résultats, pour adapter les résultats aux critères de votre choix.
  • Tout changement aux critères de filtrage (voir ci-dessous) rafraîchira automatiquement et réaffichera les résultats actuels.
  • Cliquez sur Terminé pour fermer la section des critères de filtrage, ce qui libérera de la place à l'écran pour afficher les résultats proprement dits.

Définitions des statuts

En cours Le parent a commencé l'inscription, mais il ne l'a pas encore soumise à l'école. L'école peut consulter les données, mais elle ne peut pas les modifier.
Soumise

Le parent a soumis (ou resoumis) l'inscription pour examen. L'école peut la modifier, mais pas le parent.

En attente Le formulaire d'inscription a été placé en attente à la discrétion de l'école. L'école peut le modifier, mais pas le parent.
Annulée

L'école a rejeté la demande de l'élève, ce qui déclenche un courriel de notification au parent. L'école peut la modifier, mais pas le parent.

Validée Le formulaire d'inscription a été examiné et validé. L'inscription est prête à être migrée dans votre système de gestion des renseignements sur les élèves. L'école peut la modifier, mais pas le parent.
Migrée L'inscription a été migrée avec succès dans le système de gestion des renseignements sur les élèves.

Flux de traitement

Dans la page Gestion des soumissions, vous verrez l'inscription d'un élève aussitôt que le parent crée une inscription et l'enregistre. L'inscription n'a pas besoin d'être terminée pour que l'école puisse voir le formulaire.

Flux du formulaire d'inscription

  1. En cours. Ceci signifie que le parent a créé un formulaire d'inscription. Le formulaire a été enregistré, mais il n'a pas encore été finalisé et soumis. Les écoles ne peuvent pas modifier le formulaire tant qu'il n'a pas été soumis.
  2. Soumis. L'école peut maintenant passer en revue et modifier le formulaire pour préparer la migration. Les parents ne peuvent pas soumettre un formulaire d'inscription tant qu'ils n'ont pas rempli tous les champs obligatoires. Il se peut toutefois que l'école souhaite confirmer certains renseignements avant la migration finale. Par conséquent, il peut être retourné au parent au besoin à cette étape. Cliquez sur Réviser dans la colonne de droite.
    1. Pour envoyer l'inscription pour migration dans le système de gestion des renseignements sur les élèves, défilez jusqu'au bas de la page et cliquez sur « Valider ».
    2. Pour retourner l'inscription au parent, défilez jusqu'au bas de la page et cliquez sur « Incomplet ».
    3. Pour placer l'inscription en attente jusqu'à une date ultérieure, défilez jusqu'au bas de la page et cliquez sur « En attente ».
    4. Pour rejeter l'inscription, défilez jusqu'au bas de la page et cliquez sur « Annuler ».
  3. Validé. Une fois qu'un formulaire a été révisé, accepté et marqué comme étant validé, il est maintenant prêt pour la migration. Cliquez sur « Migrer ».

Migration finale dans le système de gestion des renseignements sur les élèves

Une fois que le formulaire d'inscription a été validé, il peut maintenant être migré dans votre système de gestion des renseignements sur les élèves. Il s'agit d'une procédure en deux parties. Au bas de la page, il y aura maintenant un bouton « Migrer ».

  • Cliquez sur Migrer.
  • Un formulaire du conseil scolaire s'ouvrira pour la saisie des champs locaux.
  • Remplissez les champs et cliquez sur Importer l'inscription de l'élève.

L'enregistrement de l'élève sera migré dans la base de données de votre système de gestion des renseignements sur les élèves et la procédure d'inscription en ligne est terminée.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Si vous n'êtes pas prêt à remplir les renseignements internes, cliquez sur Annuler. Vous retournerez ainsi au statut «Migration initiée». Vous pourrez finaliser la migration lorsque vous serez prêt à le faire.